Assistante de Direction - Mairie Bourcefranc le Chapus H/F - 17

Assurer un soutien administratif, organisationnel et opérationnel aux Directeurs afin de garantir une gestion fluide, efficace et confidentielle de l'activité du service ou de l'organisation.

Sous l'autorité du DGS et du DST

1. Gestion administrative du service
- Rédaction, mise en forme et diffusion de documents : courriers, comptes rendus, notes, rapports.
- Gestion et suivi du courrier entrant et sortant.
- Classement, archivage et mise à jour des dossiers.
- Organisation logistique des réunions, déplacements, événements et rendez-vous.

2. Gestion de l'agenda et coordination
- Planification et optimisation de l'agenda du Directeur.
- Prise et préparation des rendez-vous.
- Coordination avec les équipes internes, partenaires et institutions externes.
- Anticipation des besoins (documents, dossiers, éléments de contexte).

3. Accueil et interface
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- Filtrage des appels et messages, gestion des priorités.
- Représentation de la direction dans la communication courante.

4. Suivi des dossiers et reporting
- Suivi opérationnel des projets pilotés par la direction.
- Relances, mise à jour des tableaux de bord et veille des échéances.
- Participation à l'élaboration de documents stratégiques : bilans, rapports annuels, présentations.

5. Support RH ou financier (selon structure)
- Préparation de documents liés à la gestion du personnel : plannings, formations, entretiens.
- Suivi simple budgétaire : bons de commande, conventions, tableaux de suivi.
- Aide à la préparation des comités et instances (comité de direction, CSE...).

6. Confidentialité & conformité
- Respect strict de la confidentialité des informations traitées.
- Veille aux procédures internes et à la conformité réglementaire..
- Activités secondaires :
- Assistante du DGS et DST
- Accueil de la mairie
- Accueil à l'agence postale communale

Conditions d'exercice :
- Poste basé au sein de la Direction (mairie et services techniques).
- Horaires réguliers, avec amplitude en fonction des obligations de direction.
- Utilisation quotidienne d'outils numériques, messagerie, agendas partagés.
- Contraintes : gestion du stress, adaptation aux imprévus.